1. Objetivo
Esta Política estabelece regras de criação, upload, organização, versionamento, alteração, aprovação, exclusão e retenção de documentos na HABORA.
2. Escopo
Aplica-se a contratos, aditivos, certidões, matrículas, laudos, comprovantes, anexos, imagens, planilhas, relatórios, documentos ESG, documentos financeiros e arquivos vinculados a imóveis.
3. Upload
Usuários só poderão enviar documentos quando autorizados. O upload deve registrar usuário, data, imóvel, módulo, tipo documental, nome do arquivo e status.
4. Vínculo
Documentos devem ser vinculados à empresa, imóvel, contrato, módulo, usuário responsável e permissões de acesso.
5. Versionamento
Alterações relevantes devem preservar versões anteriores quando tecnicamente possível, registrando responsável, data, motivo e comparação quando disponível.
6. Aprovação
Documentos críticos poderão exigir revisão ou aprovação por usuário autorizado antes de gerar efeitos operacionais.
7. Exclusão
A exclusão deve ser preferencialmente lógica, com logs, motivo e possibilidade de restauração quando aplicável. Exclusão definitiva deve observar retenção e obrigações legais.
8. IA documental
A IA poderá auxiliar leitura, extração, classificação e relatórios, sem substituir conferência humana e sem alterar documentos automaticamente sem confirmação.
9. Assinatura digital
Quando integrações de assinatura estiverem disponíveis, documentos assinados deverão preservar evidências, status, signatários, datas e arquivos finais.
Contato
Dúvidas, solicitações jurídicas, solicitações de privacidade, comunicações formais e pedidos relacionados a esta política devem ser encaminhados para juridico@haborahub.com.br.
Atualizações
Esta política poderá ser revisada para refletir alterações legais, regulatórias, técnicas, comerciais ou operacionais. A versão vigente permanecerá disponível no Compliance HABORA. Alterações relevantes poderão exigir novo aceite dos usuários, quando aplicável.