Política de Gestión Documental
Reglas de creación, carga, organización, versionado, aprobación, eliminación y retención de documentos en HABORA.
- Versión
- 1.0
- Publicado el
- 1 de julio de 2026
- Última actualización
- 1 de julio de 2026
- Próxima revisión prevista
- 1 de julio de 2027
1. Objetivo
Esta Política establece reglas de creación, carga, organización, versionado, alteración, aprobación, eliminación y conservación de documentos en HABORA.
2. Alcance
Se aplica a contratos, adendas, certificados, matrículas, informes periciales, comprobantes, anexos, imágenes, hojas de cálculo, informes, documentos ESG, documentos financieros y archivos vinculados a inmuebles.
3. Carga
Los usuarios solo podrán cargar documentos cuando estén autorizados. La carga debe registrar usuario, fecha, inmueble, módulo, tipo documental, nombre del archivo y estado.
4. Vínculo
Los documentos deben vincularse a la empresa, el inmueble, el contrato, el módulo, el usuario responsable y los permisos de acceso.
5. Versionado
Las alteraciones relevantes deben preservar las versiones anteriores cuando sea técnicamente posible, registrando responsable, fecha, motivo y comparación cuando esté disponible.
6. Aprobación
Los documentos críticos podrán exigir revisión o aprobación por un usuario autorizado antes de generar efectos operativos.
7. Eliminación
La eliminación debe ser preferentemente lógica, con registros, motivo y posibilidad de restauración cuando corresponda. La eliminación definitiva debe observar la conservación y las obligaciones legales.
8. IA documental
La IA podrá auxiliar la lectura, extracción, clasificación e informes, sin sustituir la verificación humana y sin alterar documentos automáticamente sin confirmación.
9. Firma digital
Cuando estén disponibles integraciones de firma, los documentos firmados deberán preservar evidencias, estado, firmantes, fechas y archivos finales.
Contacto
Las dudas, solicitudes jurídicas, solicitudes de privacidad, comunicaciones formales y peticiones relacionadas con esta política deben enviarse a juridico@haborahub.com.br.
Actualizaciones
Esta política podrá revisarse para reflejar cambios legales, regulatorios, técnicos, comerciales u operativos. La versión vigente permanecerá disponible en el Compliance de HABORA. Los cambios relevantes podrán exigir una nueva aceptación por parte de los usuarios, cuando corresponda.